Training

Il coaching
una guida operativa

Mar. 24 2020

Mai come oggi, ogni manager si interroga sul proprio stile di gestione dei collaboratori: la situazione che stiamo vivendo, lo smart working, le riunioni da remoto, hanno cambiato il nostro quotidiano.
Come rinforzare, quindi, la relazione con i nostri collaboratori? Come assisterli nel loro percorso di crescita in questi momenti di difficoltà? Come assicurare la performance?
Alcune risposte concrete possono essere date da un processo fondamentale: il coaching.

PILLOLE DI FORMAZIONE COMPORTAMENTALE

Questo articolo è parte di una serie di approfondimenti legati ad aspetti fondamentali della formazione comportamentale, manageriale e dello sviluppo delle soft skills.

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Il coaching

Il coaching fa parte del processo gestionale complessivo e si  focalizza sulla performance e sui bisogni di sviluppo professionale di ciascun collaboratore.
Si tratta di una relazione privilegiata fra coach e coachee, finalizzata:

● al supporto nella soluzione di problemi
● al raggiungimento di obiettivi
● allo sviluppo della performance
● all’acquisizione di competenze personali e professionali

Il Focus

Si tratta di un comportamento professionale pianificato, attraverso cui si aiutano altri a utilizzare la loro attività quotidiana per apprendere, migliorandone così il livello di competenza.
Non è soltanto una situazione di “insegnamento” o addestramento formale, il normale feedback sull’attività svolta dai collaboratori, ma obiettivo del coach è che il collaboratore migliori e sviluppi le sue competenze di ruolo.

Il Processo di Coaching: una guida operativa

Ora, ecco una guida operativa con consigli pratici per assicurare un efficace processo di coaching.

La Pianificazione del Percorso

La pianificazione di un colloquio e di un percorso di coaching dimostra non soltanto un alto livello di professionalità ma anche il rispetto che si porta verso la persona cui offriamo la nostra guida.
Pianificare significa, anche, fissare degli obiettivi. La dinamica ottimale è stabilire gli obiettivi con frequenza, se possibile a livello giornaliero, e concentrarsi su una particolare area di conoscenza o competenza. Gli obiettivi devono essere specifici, sfidanti ma non impossibili da raggiungere. Man mano che aumenta il livello di competenza, si devono individuare nuovi obiettivi.
Nel fissare gli obiettivi, può essere utile ricordare la regola riassunta nella parola  “SMART”. Gli obiettivi devono essere:

Specifici: esplicitare gli scopi da raggiungere o le skills da migliorare
Misurabili: definire i criteri che si useranno per valutare se gli obiettivi siano stati raggiunti
Accessibili: fissare obiettivi che si possano realizzare
Rilevanti: cioè motivanti per il collaboratore
Tempificati: definire la tempistica e la scadenza per il raggiungimento di ciascun obiettivo

La Valutazione del Percorso

Prima di poter condurre con successo un colloquio di coaching, è necessario che il coach valuti l’effettiva performance del collaboratore in rapporto agli obiettivi concordati e agli standard fissati.
È bene formalizzare una serie di comportamenti osservati (o sui quali si sono raccolte osservazioni) in un arco di tempo stabilito.
Poi, per aiutare il collaboratore a concentrarsi su obiettivi di miglioramento specifici e gestibili, vanno individuare le opportunità di coaching adatte e quali possano essere i progetti di miglioramento.

La Conduzione del Percorso

Per sviluppare le skills oggetto di coaching, aumentare l’efficacia o indirizzare in modo più mirato il lavoro del cochee, è necessario condurre dei colloqui di coaching approfonditi. Questi colloqui approfonditi rappresentano una componente essenziale del processo complessivo di gestione della performance.
Per condurre un efficace colloquio di coaching è utile:

Fare riferimento ad una specifica attività: assicuratevi che il collaboratore venga informato con anticipo sull’oggetto dell’incontro di coaching. Fissate i paletti della conversazione e condivideteli all’inizio del colloquio. Affrontate con chiarezza un’attività per volta.
Esempio: "Oggi vorrei analizzare con te il tuo comportamento durante la visita dal Dott. Tizio per la presentazione del nostro prodotto X".

Illustrare le proprie impressioni: descrivete in che modo il comportamento in questione sia stato positivo, portando esempi di comportamenti osservati ed essendo specifici nei commenti. 
Esempio: "Dopo aver presentato, in sintesi, le caratteristiche del prodotto, hai fatto delle domande per ottenere altre informazioni, in modo da avere il quadro della situazione e capire il motivo delle sue perplessità. Il questo modo il cliente ha potuto capire che ti saresti impegnato per trovare una soluzione seria al suo problema".

Manifestare apprezzamento: esprimete l'apprezzamento che provate per un positivo contributo offerto dal collaboratore.
Esempio: "È stato un esempio eccellente di come ci si informa in modo più completo, per poter offrire una risposta veramente adeguata".

Fare riferimento ad una specifica attività

Invitare l’altra persona ad esprimere il suo punto di vista: assicuratevi che la situazione sia compresa nel modo più completo possibile ascoltando il punto di vista del collaboratore prima di esprimere il vostro. Chiedete al collaboratore che cosa, a suo avviso, sia stato condotto bene e, successivamente, che cosa, eventualmente, avrebbe potuto essere fatto meglio.

Illustrare ancora le proprie impressioni in modo tale da aumentare le probabilità che il collaboratore sia ben disposto verso i vostri suggerimenti. A questo scopo, riconoscete i comportamenti positivi che avete osservato e offrite consigli, non direttive.

Formulare insieme un progetto di miglioramento: l’ultima parte del colloquio deve essere dedicata a creare una strategia di miglioramento in chiave collaborativa. Questo significa proporre le vostre idee ed invitare l’altra persona a proporre le sue.
Nel caso vi siano pareri differenti, riepilogate quanto avete capito del punto di vista dell’altra persona. Poi, ripetete il vostro punto di vista in modo da assicurare che la comprensione sia reciproca.

Stabilire insieme una finalità comune che permetta di proseguire nel lavoro. Chiedete al collaboratore di esprimere le finalità generali verso cui puntano tutte le parti in causa.
Esplorate le posizioni alternative ponendo domande da diverse angolazioni e prospettive.

Il Monitoraggio del Percorso

Monitorare i progressi è indispensabile per assicurarsi che le azioni concordate procedano secondo quanto programmato.
Fissate dei momenti di verifica per fare il punto della situazione ed accertatevi che si stia lavorando affinché le aspettative di miglioramento siano soddisfatte.
Verificate e monitorate i risultati delle performance ottenuti nel corso del tempo per accertarvi che il coaching abbia funzionato e che continui a funzionare.

Il Rinforzo

Il processo di coaching non finisce quando finisce il colloquio. I bravi coach usano il colloquio come trampolino di lancio per quello successivo. Rinforzano il messaggio del coaching attraverso le parole e le azioni. Alcuni modi operativi per farlo sono:

● Facilitare le attività di sviluppo delle abilità
● Monitorare i progressi
● Eseguire il lavoro di follow-up
● Eseguire l’autovalutazione

Comunicate i successi: un ambiente collaborativo è spesso il risultato di un preciso impegno da parte di chi lo dirige. Uno dei modi per creare questo tipo di ambiente è comunicare i successi. Alcuni modi per farlo sono:

● Esprimere riconoscimento e promuoverlo tra colleghi
● Comunicare i successi di una persona al management
● Intrattenere una rete di rapporti - a livello formale e informale
● Usare la email per diffondere notizie sulle best practices e i casi di successo
● Parlare dei successi nel corso delle riunioni interne

L’Autovalutazione

Eseguite un’autovalutazione: esaminare la propria performance nel coaching può servire a migliorare e rinforzare l’attività. Dopo ogni incontro di coaching, ponete a voi stessi le stesse domande che fareste ad una persona di cui siete il coach:
● Che cosa è andato bene durante questa interazione?
● Che cosa si sarebbe potuto fare in modo diverso?
● Che cosa farete in modo diverso nella prossima interazione di coaching?

Quando individuate i modi per migliorare la vostra prestazione, concentratevi su uno o due punti per volta. In questo modo il miglioramento sarà più gestibile e realizzabile.
Considerate la possibilità di elaborare degli obiettivi e un piano d’azione personale per migliorare il vostro coaching. Ricordatevi anche che gli studi hanno dimostrato che fissare un obiettivo per iscritto aumenta di molto le probabilità di raggiungerlo.