CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA 

SCENARIO

La Conservazione Sostitutiva è l’attività volta a proteggere e conservare nel tempo archivi di documenti informatici e/o altri dati in versione elettronica.
L’obiettivo è garantire la preservazione impedendo, quindi, la perdita o la distruzione di quesi documenti, garantendone al tempo stesso l’autenticità, integrità e l’accesso controllato ai soli soggetti che ne hanno diritto. Per la conservazione dei documenti prodotti nativamente su carta e trasformati in digitale (dematerializzazione), nonchè per quelli nativi digitali, sarà necessario un adeguato dimensionamento dei relativi servizi di conservazione.

SOLUZIONE

I servizi di Conservazione a Norma sono offerti da soggetti privati e pubblici che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici: i Conservatori accreditati secondo le disposizioni dell’AgID, Agenzia per l’Italia Digitale. 

Per ottenere l’accreditamento da parte di AgID e poter quindi erogare i propri servizi di Conservazione Sostitutiva a Norma, secondo le disposizioni di AgID, i Conservatori devono dimostrare il possesso di requisiti di natura finanziaria, organizzativa e tecnica, stabiliti dalle norme specifiche attraverso la presentazione di documenti e certificazioni, tra i quali un certificato di conformità ai requisiti tecnici organizzativi stabiliti dall’AgID, rilasciato da un ente di certificazione. Bureau Veritas Italia propone servizi di certificazione della conformità dei servizi erogati dai conservatori accreditati rispetto alle disposizioni AgID. 

Le fasi principali dell’iter di certificazione della conformità dei servizi erogati dai conservatori accreditati rispetto alle disposizioni AgID comprendono: 

■ Definizione del contratto
■ Initial audit (FASE 1): verifica volta a riesaminare la documentazione di sistema e dei servizi erogati dai Conservatori accreditati. I risultati della Fase 1 saranno documentati in un rapporto di visita, comprese le raccomandazioni perquanto riguarda la pianificazione per lo svolgimento della Fase 2.
■ Main audit (FASE 2): verifica volta a confermare la conformità dei servizi erogati da Conservatori accreditati rispetto alle disposizioni AgID; verranno inoltre verificate le politiche, gli obiettivi e le procedure stabilite dal Gestore dell’Identità Digitale per l’erogazione dei propri servizi, compresa la protezione della infrastruttura ICT. Tale verifica è finalizzata all’emissione del certificato.
■ Visita di sorveglianza volta a confermare la compliance rispetto ai requisiti di riferimento applicabili e alle disposizioni AgID ai servizi erogati dai conservatori accreditati.
■ Rinnovo della certificazione dopo due anni a seguito di una verifica completa.

FAQ

Quali sono i vantaggi della Conservazione a Norma? 
Oltre agli evidenti vantaggi per gli operatori direttamente interessati, quali i conservatori accreditati, vi sono molteplici vantaggi anche per le imprese nell’utilizzo dell'archiviazione elettronica dei documenti e della loro conservazione sostitutiva secondo quanto stabilito dalla normativa sulla dematerializzazione dei documenti:
■ riduzione degli spazi dedicati all'archivio dei documenti
■ riduzione dei costi di gestione dei documenti
■ riduzione del tempo dedicato alla gestione dei documenti, con maggiore rapidità nel reperimento delle informazioni contenute.