La gestione dei differenti colloqui: una guida operativa

COLLOQUIO DI VALUTAZIONE

A. PREPARAZIONE AL COLLOQUIO

1. Siamo a conoscenza di tutti i fattori oggettivi - positivi o negativi - che sono a base della valutazione?
2. Quali obiettivi concreti e misurabili intendiamo conseguire con il colloquio?
3. Conosciamo a sufficienza il collaboratore, sia sotto l'aspetto professionale che personale?

B. SVOLGIMENTO DEL COLLOQUIO

1. Aprire positivamente, citando alcuni fatti positivi;
2. Porre domande che consentano al collaboratore di parlare di sé dando un'immagine positiva (i propri punti di forza, i risultati positivi ottenuti, i propositi di miglioramento, etc...);
3. Chiedere al collaboratore quali nuovi obiettivi concreti si prefigge per il futuro;
4. Dare il proprio assenso o alcuni consigli per eventuali miglioramenti;
5. Lasciare una traccia scritta del colloquio con l'indicazione degli obiettivi concordati.

COLLOQUIO DI MOTIVAZIONE

A. PREPARAZIONE AL COLLOQUIO

1. Siamo a conoscenza di tutti i fattori oggettivi alla base della demotivazione?
2. Quali obiettivi concreti e misurabili intendiamo perseguire con il colloquio?
3. Conosciamo a sufficienza il collaboratore, sia sotto l'aspetto professionale che personale?

B. SVOLGIMENTO DEL COLLOQUIO

1. Definire il vero problema (far parlare il collaboratore): conoscerne bisogni, desideri, speranze e opinioni;
2. Stabilire cosa deve accadere perché il problema sia considerato risolto;
3. Ricercare insieme tutte le soluzioni possibili;
4. Valutare ogni soluzione possibile con il criterio del pro e contro;
5. Decidere chi può fare: che cosa, come, quando.
6. Concordare l'area di collaborazione: "cosa posso fare per te"?
7. "Aiutami ad aiutarti" (ma, allo stesso tempo, ricordare che ciascuno è arbitro e responsabile della propria vita e delle proprie scelte);
8. Stabilire un piano preciso di azione e determinati momenti di controllo;
9. Concludere positivamente, chiedendo di "pregustare" il suo stato d'animo quando il problema sarà superato;
10. Incoraggiare all'azione, perché i successi aiutano a risolvere qualunque problema.

COLLOQUIO DI LODE

A. PREPARAZIONE AL COLLOQUIO

1. Abbiamo tutti gli elementi oggettivi della situazione che merita una lode?
2. Abbiamo effettuato tutti i controlli per essere certi dei fatti?
3. Quale obiettivo ci proponiamo con il riconoscimento positivo e quindi con la lode?

B. SVOLGIMENTO DEL COLLOQUIO

1. Far parlare di sé l'interlocutore e armonizzare;
2. Citare il fatto che, in seguito al controllo sul suo operato, questo merita la lode;
3. Condividere la lode e gli aspetti positivi per l'azienda e per lui;
4. Fare di questo riconoscimento positivo l'elemento per motivare il collaboratore e spingerlo a fare sempre di più e meglio;

COLLOQUIO DI BIASIMO

A. PREPARAZIONE AL COLLOQUIO

1. Siamo certi di conoscere con esattezza i fatti da biasimare?
2. Abbiamo ricercato tutti gli elementi e individuato le cause e i motivi?
3. Quali obiettivi concreti e misurabili intendiamo conseguire attraverso il colloquio di biasimo?
4. Ciò che sappiamo del collaboratore è sufficiente?

B. SVOLGIMENTO DEL COLLOQUIO

1. Aprire positivamente, elogiando il collaboratore per alcuni aspetti concreti positivi, possibilmente recenti;
2. Citare l'accaduto da biasimare in termini oggettivi, senza commenti e valutazioni;
3. Parlarne con il collaboratore: "Sei d'accordo, indipendentemente dalle cause e dai motivi, che il fatto è pregiudizievole per l'organizzazione e per te?"
4. Trovare l'accordo sul punto precedente;
5. Arrivare ad un punto: "Cosa ti riproponi di fare, perché il fatto non si ripeta in futuro?"
6. Riassumere cosa si intende fare per il futuro.