La delega: una guida operativa

Apr. 9 2020

Mai come oggi, ogni manager si interroga sul proprio stile di direzione. Il periodo che stiamo vivendo, lo smart working e le riunioni da remoto hanno cambiato il nostro quotidiano.
Si diradano le occasioni ‘vis à vis’ con i collaboratori, e si impone di dominare un processo di fondamentale importanza: la delega.
Quali sono quindi gli ingredienti per una delega efficace?

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Una delega riuscita presuppone regole del gioco, chiarite al momento del colloquio di delega e applicate da entrambe le parti.

Il diritto di dire ‘no’: una delega non viene imposta, ma proposta. Può essere accettata o rifiutata;
Il diritto all’errore: se un simile diritto non esiste, il collaboratore è reticente ad assumersi rischi. Cerca quindi di proteggersi, magari sollecitando sempre l’approvazione del capo prima di agire, cosa che fa perdere molto tempo. D’altra parte, l’errore potrebbe invece essere concepito come atto educativo, occasione di apprendimento, un mezzo per rendere il dipendente più competente e quindi più indipendente;
L’irreversibilità della delega: la missione non sarà ritirata prima del suo termine, se non in caso di errore grave;
Il diritto all’informazione delle due parti:
- per il collaboratore, il diritto e il dovere di dire "non lo so", di far risalire le difficoltà, coinvolgendo il superiore e chiedere consiglio sulla condotta da tenere in caso di esitazione;
- per il superiore, il dovere di fornire tutte le informazioni e gli strumenti necessari per portare avanti l’azione.
La doppia responsabilità: il superiore mantiene la responsabilità, anche se non effettua personalmente l’azione, mentre il subordinato è responsabile nei confronti del proprio superiore.

Le quattro fasi della delega

Preparare

• La mansione può essere delegata?
• A chi delegarla?
• La persona prescelta ha le competenze richieste?
• È motivata dal compito?
• È disponibile?
• Il momento scelto è opportuno?
• Sono in possesso dei supporti scritti e dei documenti di riferimento da proporre?

Informare

• Proporre una delega, accettando che la stessa possa essere rifiutata;
• Delimitare il campo della delega: precisare i diritti e i doveri di ciascuno per tutta la durata della delega, ovvero: annunciare le regole del gioco;
• Precisare gli obiettivi, i mezzi (finanziari e umani, in materiale ed equipaggiamento, in formazione) messi a disposizione.

Controllare

• Negoziare le forme di follow-up e i punti di controllo necessari;
• Apportare un aiuto efficace, secondo la richiesta, senza diventare interventisti.

Valutare

• Fare il bilancio dell’esperienza della delega con il delegato;
Questa ultima fase è facilitata dalla definizione preferibile dell’obiettivo, nonché dei suoi criteri d’apprezzamento.
• Complimentarsi, riconoscere il successo;
• Che seguito dare all’esperienza positiva?
• Bisogna passare da una delega temporanea ad una permanente?

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