La delega: un approfondimento

La delega di lavoro, però, ha scarso significato reale senza una corrispondente assegnazione di risorse, dato che il lavoro effettivamente eseguibile è determinato dalle risorse reali disponibili.
Perciò, la responsabilità di lavoro delegata deve accompagnarsi all'autorità delegata di fruire delle necessarie risorse. La delega di autorità non significa che il delegante la perda, ma solo che, nei limiti della sua autorità di adoperare le risorse, si verifica una delega “pro tempore" di questa autorità ad altri.

La delega di responsabilità per un lavoro significa delega di compiti. Tali compiti sono sempre delimitati da certi vincoli posti da politiche generali, da procedure e da istruzioni, nonché dai limiti di risorse autorizzate e dei limiti del lavoro da svolgere.
Perciò, la delega efficace comporta sempre la comunicazione dei relativi vincoli.
Devono poi essere assegnate delle risorse: risorse di materiali e di attrezzature, risorse umane, di tempo, magari di denaro e informazioni.
Una delega priva delle necessarie risorse è inefficace.
Ad esempio, se un compito delegato richiede l'esborso di denaro, l'uso di informazioni, di tempo, di persone e di attrezzature per essere portato a termine, occorre delegare l'autorità di spendere il denaro, di avere accesso alle informazioni necessarie, di adoperare il tempo e le attrezzature, e di dirigere il personale interessato.

Dato che l'uso delle risorse per compiere un lavoro richiede la presa di decisioni, o l'esercizio di iniziative, la delega si rivela fondamentalmente costituita dalla delega dell'autorità di prendere tali decisioni, e della responsabilità per i loro risultati.
Un limite importante della delega è la sua dimensione temporale: i dipendenti svolgono delle attività soggette al controllo del proprio superiore: è questo il senso della responsabilità.
Se il controllo è troppo frequente, il dipendente è portato a ritenere che la delega nominale sia stata di fatto annullata.

Se il controllo si esercita ad intervalli troppo lunghi rispetto alle capacità del sottoposto, questi non si sente abbastanza appoggiato da proprio superiore.
Perciò, se questo delega un lavoro e assegna adeguatamente le risorse, ma esercita il proprio controllo sul lavoro in modo inadeguato, la delega non è efficace.

Esiste un limite a ciò che si può delegare, posto dai limiti stessi del lavoro nell'ambito del ruolo del delegante. Un altro limite a ciò che si può delegare efficacemente è stabilito dal limite dell'autorità dell'accesso alle risorse.
Un limite ulteriore è dato dalla capacità della persona a cui il lavoro è delegato, e dal tipo di posizione che essa ricopre. Esiste un limite al numero di dipendenti che un dirigente riesce a dirigere efficacemente, in parte determinato dal contenuto del lavoro delle loro posizioni ed in parte dai rapporti organizzativi e personali nella particolare situazione.
La disponibilità di specialisti può avere notevole influenza sulla delega, dato che essi possono aiutare il capo a dirigere adeguatamente una gamma più ampia di risorse. Tuttavia, nelle relazioni tra capo e specialisti è indispensabile la chiarezza dei rapporti d'autorità.

Tra gli elementi che influiscono negativamente sulla delega vi sono la mancanza di chiarezza nella struttura organizzativa, e la persistenza di fattori o tradizioni che divengono inadeguati o incompatibili col lavoro da svolgere.
Affinché la delega sia efficace, occorre una comunicazione efficace e deve esistere un senso di responsabilità: nessuna delega è efficace, per quanto bene realizzata organizzativamente, se la persona a cui il lavoro è stato delegato non sopporta la responsabilità oggettivamente inerente al ruolo, con un soggettivo senso di responsabilità o di impegno.