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Audit da remoto, una soluzione Bureau Veritas

May. 4 2020

La crisi globale del coronavirus sta esercitando una pressione senza precedenti sulle aziende di qualsiasi dimensione. Man mano che il COVID-19 continua a diffondersi, le linee guida cambiano su base quotidiana.
La nostra massima priorità è ovviamente quella di garantire la sicurezza di collaboratori e clienti, impegnandoci a sostenere questi ultimi in un periodo mai visto prima. A questo scopo, abbiamo elaborato un nuovo processo per condurre gli audit utilizzando tecnologie digitali in modo da assicurare la continuità dei nostri servizi. 

Che cos'è un audit da remoto?

Un audit a distanza avviene quando un auditor ispeziona, in tempo reale e non in loco, i processi aziendali, le politiche, le procedure e il personale di un cliente attraverso strumenti tecnologici. L’auditor può interrogare i suoi interlocutori in videoconferenza ed esaminare - in condivisione dello schermo - i documenti da remoto, ponendo domande o chiedendo precisazioni. 

Gli audit da remoto possono essere eseguiti(*) in tutti i processi che non devono necessariamente essere verificati sul posto, monitorando un processo in esecuzione, ad esempio nei processi industriali o manifatturieri.

(*) L’eleggibilità degli standard e le condizioni degli audit da remoto sono determinate da ogni ente di accreditamento, organo di controllo o titolare del programma e come tali devono essere rispettate.

In che modo sono condotti gli audit?

In Bureau Veritas, usiamo principalmente Microsoft Teams per le nostre videoconferenze. Siamo anche disposti a utilizzare altre soluzioni, come ad esempio Zoom o Skype, in base alle esigenze dei clienti.

Quali sono i passaggi del processo di audit da remoto?

audit da remoto informazioni

Quali sono i fattori di successo per un audit da remoto efficace?

Preparazione dei documenti: assicurati che i documenti siano pronti e che possano essere condivisi con l’auditor sullo schermo. Data l’impossibilità di condurre una visita in loco, controlla che siano tutti accessibili da remoto e che possano essere condivisi online. 

Strumenti ICT e buona connettività: verifica che la rete abbia una larghezza di banda sufficiente per supportare la connessione di più persone all’incontro digitale con condivisione dello schermo. Qualora avessi bisogno di uno spazio specifico, con una migliore connettività, appura che sia disponibile all’orario previsto per l’audit. 

Sicurezza e riservatezza: accertati di avere una rete sicura, con un sistema VPN (Virtual Private Network) utilizzabile per collegarsi ai sistemi ICT. A loro volta, gli auditor di Bureau Veritas utilizzeranno la propria VPN aziendale. 

Disponibilità del team: come per ogni audit di certificazione, assicurati che tutto il personale coinvolto possa accedere (e che abbia ricevuto un invito) alla videoconferenza e possa partecipare all’audit da remoto. I soggetti interessati potranno collegarsi al momento opportuno o necessario. 

Gestione del tempo: un audit da remoto richiede una gestione del tempo specifica rispetto agli audit sul posto. Gli auditor di Bureau Veritas adatteranno il loro programma di conseguenza.

Quali audit possono essere condotti da remoto?

La maggior parte degli enti di accreditamento(*) ha autorizzato l’esecuzione di audit da remoto durante la crisi del COVID-19 per preservare la validità dei certificati e la continuità operativa. Tali autorizzazioni sono concesse facendo riferimento alle linee guida IAF MD4/MD5 sulle modalità di esecuzione degli audit da remoto.

Standard quali ISO 9001 (gestione della qualità), ISO 14001 (gestione ambientale), ISO 45001 (gestione della salute e della sicurezza), ISO 27001 (gestione della sicurezza delle informazioni) e ISO 22000 (gestione della sicurezza alimentare) sono idonei all’esecuzione di audit da remoto.
Per ciascuna tipologia di audit sarà condotta una valutazione in merito alla fattibilità ed alla durata degli audit da remoto, nel rispetto delle indicazioni degli enti di accreditamento, per stabilire i casi in cui sia possibile sostituire parzialmente o totalmente una verifica on site.

Ti invitiamo a contattare il team di certificazione di Bureau Veritas per scoprire se per il tuo standard siano previsti audit da remoto. Puoi anche verificare con l’ente di accreditamento nazionale o con il titolare del programma specifico del tuo settore se, durante il lockdown per il COVID-19, il tuo standard possa essere sottoposto a un audit da remoto. 

(*) Solo gli enti di accreditamento e gli organi di controllo che disciplinano gli standard possono definire l’eleggibilità agli audit da remoto, le condizioni di applicabilità e la percentuale ammissibile di audit che può essere condotta. In determinati casi, alcuni organi di controllo o enti di accreditamento continuano a vietare l’esecuzione di audit da remoto.  

Quali sono i vantaggi chiave degli audit da remoto?

• Mantenimento della certificazione  
• Miglior efficienza dell’audit grazie a una flessibilità superiore e a tempi di viaggio ridotti
• Risparmio di tempo e soldi per la mancanza di spostamenti
• Preservazione della continuità operativa durante la pandemia 
• Possibilità di prepararsi alla ripartenza dell’attività alla conclusione del lockdown